Cartelle cliniche elettroniche in pediatria: analisi degli investimenti nel tempo

Oltre il 94% dei pediatri negli Stati Uniti ora utilizza le cartelle cliniche elettroniche (EHR).1,2 Esiste meno letteratura che documenta il tempo che i pediatri trascorrono nelle cartelle cliniche elettroniche per il loro lavoro rispetto ad altre specialità. Uno studio recente ha rilevato che i medici trascorrevano 2 ore su 3 utilizzando l’EHR o completando il lavoro d’ufficio.3

Più recentemente, uno studio su larga scala condotto su medici adulti ha rilevato che dedicano 16 minuti e 14 secondi per incontro alle attività EHR.4

Sulla base di un sondaggio autosomministrato condotto su 1.619 pediatri, i pediatri trascorrono in media 3,4 ore al giorno per documentare l’assistenza.1 Tai-Seale et al.,5 sulla base di un’analisi del registro EHR, hanno scoperto che i pediatri trascorrono 2,48 ± 1,3 ore al giorno utilizzando l’EHR.

In risposta al tempo che i medici dedicano all’utilizzo delle cartelle cliniche elettroniche, i sistemi sanitari hanno dedicato risorse sostanziali all’ottimizzazione delle cartelle cliniche elettroniche per migliorare l’efficienza medica.6 L’uso di medici scribi è un esempio di un approccio con un certo grado di successo nel ridurre i tempi. di documentazione.7,8 Anche l’ottimizzazione della configurazione del sistema CCE ha portato vantaggi.9

Gli autori hanno condotto un’analisi descrittiva multi-istituzionale del tempo di utilizzo delle cartelle cliniche elettroniche per documentare meglio il tempo che i medici specialistici ambulatoriali pediatrici trascorrono svolgendo varie attività utilizzandole.

I dati sono stati utilizzati sulle attività ambulatoriali delle cartelle cliniche elettroniche dal 1 gennaio 2018 al 31 dicembre 2018 da pediatri o specialisti dell’adolescenza in uno qualsiasi dei 2.191 database delle organizzazioni sanitarie statunitensi Cerner’s Lights On. NOI

Center’s Lights On è una raccolta di sistemi che monitorano l’attività hardware e software, la funzionalità delle applicazioni cliniche e altre attività dell’utente. Questi dati rappresentano quasi l’intera popolazione di siti e medici che utilizzano gli EHR Cerner. Per questa analisi, i dati temporali sono stati riepilogati per ciascuna attività clinica eseguita da quel medico.

È stata eseguita un’analisi descrittiva utilizzando le voci di registro delle cartelle cliniche elettroniche riepilogate che riflettono i singoli moduli software e servizi eseguiti mentre il fornitore utilizzava il sistema. Le attività e i dati temporali sono stati mappati per compiti clinici specifici, come caricare la documentazione, effettuare ordini, rivedere note storiche, ecc.

Per calcolare il tempo per incontro, tutto il tempo attivo dell’EHR in ciascuna categoria è stato accumulato durante un periodo specifico e quindi diviso per il numero di incontri ambulatoriali completati in quel periodo.

La riunione si considera conclusa alla data e all’ora di sottoscrizione della nota. Per l’analisi è stato considerato un intervallo di 1 anno per riflettere più direttamente il numero totale di incontri. L’utilizzo delle cartelle cliniche elettroniche fuori orario è stato definito come qualsiasi tempo trascorso utilizzando le cartelle cliniche elettroniche tra le 18:00 e le 6:00 dal lunedì al venerdì o in qualsiasi momento nei fine settimana.

L’analisi ha incluso dati provenienti da oltre 20 milioni di incontri eseguiti da 30.000 pediatri. Questi medici esercitavano in reti di distribuzione integrate (34%), ospedali regionali (30%), gruppi di medici indipendenti (22%) e centri medici accademici (11%) in tutti gli Stati Uniti.

Il tempo attivo totale medio per incontro trascorso dai pediatri davanti all’EHR è stato di 16 minuti, di cui il 12% trascorso fuori orario. Il tempo attivo medio per tutte le funzioni EHR clinicamente focalizzate combinate variava ampiamente all’interno della specialità (P <0,001), con differenze clinicamente significative tra diversi gruppi.

La revisione grafica ha rappresentato la maggior parte del tempo impiegato, seguita dalla documentazione e quindi dall’ordinazione. Collettivamente, queste 3 attività rappresentavano il 75% dell’attività delle cartelle cliniche elettroniche. Il tempo dedicato alla ricerca di pazienti, alla pianificazione di appuntamenti o ad attività simili rappresentava il 9% dell’attività dell’EHR.

La popolazione di medici monitorata rappresenta un campione del 44% dei pediatri statunitensi.11 Il tempo attivo totale medio per incontro per gli utenti di EHR in tutte le specialità è stato di 16 minuti, variando da 14,5 minuti (generalisti) a 30,8 minuti (reumatologi).

Questo tempo relativamente lungo per i reumatologi non era sorprendente, data la natura dei loro pazienti e il volume di malattie croniche che gestiscono.12 I pediatri generali impiegavano leggermente più tempo dei cardiologi ma meno tempo di altri sottospecialisti, come i reumatologi. La proporzione del tempo dedicato a ciascuna attività era notevolmente simile tra le sottospecialità.

Supponendo che un pediatra medio possa visitare 25 pazienti al giorno,13,14 passerebbe 6 ore e 40 minuti a utilizzare l’EHR, una parte sostanziale della giornata.

Poiché tutti questi medici utilizzano la stessa cartella clinica elettronica, la variabilità osservata deve derivare da altri fattori, come differenze nella configurazione, nei dettagli di implementazione, nella configurazione della pratica (ad esempio, come il team divide i compiti tra di loro). ), scelte individuali dei fornitori e fattori simili.

La revisione e la documentazione delle cartelle cliniche rappresentano quasi il 62% del tempo di utilizzo delle cartelle cliniche elettroniche.4 I medici dedicano metà di questo tempo (o il 31% del tempo totale) alla revisione delle cartelle. Sebbene non conclusivi, gli studi stanno iniziando a rivelare un’associazione tra l’uso delle cartelle cliniche elettroniche e una migliore aderenza alle linee guida15 e una minore incidenza di effetti avversi dovuti a errori medici.16,17 Il tempo che i medici dedicano alla revisione delle tabelle può essere la prima prova che i professionisti utilizzano EHR per migliorare l’assistenza fornita.

La documentazione rappresenta il 31% del tempo trascorso nelle cartelle cliniche elettroniche ed è spesso l’obiettivo delle preoccupazioni dei medici. La documentazione può essere più difficile da delegare rispetto ad altri compiti, in parte perché i medici dovrebbero trasmettere contenuti clinici complessi a un’altra persona o sistema.

Adler-Milstein e Huckman20 hanno scoperto che i medici delegavano solo il 16% della documentazione dell’esame fisico e solo il 29% della documentazione della malattia attuale, mentre delegavano più frequentemente altri compiti, come la registrazione dei segni vitali (92%) e l’anamnesi (82%).

Delegare questi ultimi compiti può essere più semplice perché i dati vengono generati e registrati direttamente. Delegare i risultati dell’esame obiettivo non osservati direttamente dalla persona delegata è più complesso e richiede un’attenta verifica della registrazione di tali risultati.

La percentuale di tempo trascorso utilizzando le cartelle cliniche elettroniche per la cura dei pazienti da parte delle diverse sottospecialità sembra essere simile. Tuttavia, data l’elevata variabilità tra le specialità, si può trarre poche conclusioni su differenze o somiglianze. Riconoscendo questa limitazione, il lungo tempo medio impiegato per documentare e il breve tempo medio impiegato per coordinare l’assistenza (messaggistica) sono coerenti con l’intuizione clinica degli autori.

I tempi di attività delle cartelle cliniche elettroniche per specialità riportati in questo studio possono servire da punto di riferimento per leader, fornitori, contribuenti e responsabili politici del sistema sanitario. I leader dei sistemi sanitari possono sfruttare i dati per comprendere lo sforzo richiesto dai medici per completare il proprio lavoro e il valore di investire nell’ottimizzazione del flusso di lavoro EHR del medico.

I singoli medici possono comprendere meglio le proprie prestazioni nel contesto di altri fornitori confrontando il tempo di utilizzo delle cartelle cliniche elettroniche con le medie delle sottospecialità ed esplorare opportunità per riorganizzare la propria pratica o ottenere formazione aggiuntiva secondo necessità.

I pagatori possono conoscere lo sforzo richiesto per completare questa parte importante del lavoro di un medico quando utilizzano una cartella clinica elettronica e considerare di adattare le loro aspettative per l’acquisizione dei dati in base ai costi diretti sostenuti. Infine, i decisori politici possono tenere conto di questi dati nel definire i processi di certificazione delle cartelle cliniche elettroniche e le aspettative di acquisizione dei dati.

Gli autori riconoscono diverse limitazioni. Innanzitutto, lo studio si concentra su una popolazione ampia ma completa di utenti di cartelle cliniche elettroniche. Sebbene ciò consenta una coerenza analitica tra i gruppi, esclude categorie specifiche di utenti, come quelli che lavorano in studi indipendenti più piccoli o quelli che utilizzano altre grandi piattaforme CCE non incluse.

In particolare, il campione presentava una percentuale relativamente bassa di medici identificati come specialisti in malattie infettive e pediatria generale. Nonostante questa carenza, sono stati osservati risultati simili a quelli degli studi sull’uso delle cartelle cliniche elettroniche nelle popolazioni adulte. D’altra parte, lo studio era limitato ai medici e, in molti luoghi, gli infermieri sono i fornitori di assistenza più attivi. Dovrebbe essere condotto ulteriore lavoro per valutare l’uso delle cartelle cliniche elettroniche da parte di questo gruppo.

Poiché gli autori hanno affrontato l’uso delle cartelle cliniche elettroniche nei fine settimana e fuori orario, il numero di ore in questi periodi potrebbe essere stato sovrastimato. L’analisi dipende anche dalla corretta classificazione da parte del sistema sanitario locale dei ruoli professionali e delle specialità. In questo studio, si sono concentrati su pediatri e medici adolescenti. A livello internazionale, è comune che i sottospecialisti pediatrici si prendano cura di pazienti adulti.21

I pazienti adulti possono avere caratteristiche uniche e problemi sconosciuti da affrontare, che possono rappresentare un aumento del tempo dedicato alla revisione delle cartelle o alla documentazione per tali specialità. Infine, non è stato possibile analizzare le fonti di variazione, come differenze nei processi clinici o nella configurazione del software.

In questo studio, gli autori hanno stimato il tempo che i pediatri e i medici adolescenti trascorrono utilizzando una cartella clinica elettronica in ambito ambulatoriale.

La percentuale significativa del tempo clinico totale che i professionisti trascorrono eseguendo attività utilizzando l’EHR è significativa e vi è certamente la necessità di continuare a identificare ed eliminare attività non necessarie e di scarso valore in tutto il flusso di lavoro del medico.

L’ampia variabilità del tempo che i professionisti trascorrono utilizzando l’EHR per prendersi cura dei pazienti in ciascuna specialità è una scoperta importante e merita un’indagine approfondita.